BAB XIII KOMUNIKASI DALAM TULISAN

BAB XIII

KOMUNIKASI DALAM TULISAN

13.1 PENULISAN KABAR ATAU BERITA

Dalam penulisan berita hendaknya informasi yang didapat mencakup pertanyaan 5W + 1H atau siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana. Disusun dengan gaya penulisan piramida terbalik.

13.2 PENULISAN PESAN PESAN PERSUASIVE

Menulis pesan persuasive dilakukan guna memberikan pengaruh kepada audiens. Biasanya pesan pesan yang disampaikan dapat meyakinkan audiens.

13.3 KORESPONDESNSI (SURAT MENYURAT)

Surat menyurat juga dikenal dalam dunia bisnis. Surat merupakan sarana penyampaian pesan dari satu orang kepada orang lain. Bentuk surat dapat serupa surat konvensional (ditulis di atas kertas) maupun surat elektronik (email). Bahasa yang digunakan itu, formal, semi formal dan informal. Surat terbagi menjadi tiga, yaitu : surat pribadi, surat dinas, dan surat bisnis. Contoh bagian-bagian surat formal yaitu ada, kepala surat, tanggal, nomor, lampiran, hal, alamat yang dituju, salam pembuka, paragraph pembuka, paragraph isi, paragraph penutup, salam penutup, tanda tangan, nama terang, tembusan, dan inisial.

 

 

Sumber :

  • Djoko Purwanto, 2003, Komunikasi Bisnis, Penerbit Erlangga, Jakarta.
  • Curtis, Dan B;Floyd, James J;Winsor, Jerry L, 1999, Komunikasi Bisnis dan Profesional, Penerbit Remaja Rosda Karya, Bandung.
  • Guffey,Mary Ellen; Rhodes, Kathleen; Rogin, Patricia,2006, Komunikasi Bisnis : Proses dan Produk Buku 1 dan 2, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

BAB XI KOMUNIKASI LISAN DAN NEGOSIASI

BAB XI

KOMUNIKASI LISAN DAN NEGOSIASI

11.1 KOMUNIKASI LISAN DALAM RAPAT

Di dalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:

– Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.

– Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.

– Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsive namun tidak emosional.

– Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.

– Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.

11.2 KOMUNIKASI LISAN DALAM WAWANCARA

Bahasa Tubuh menjadi salah satu keberhasilan Anda mendapatkan Kesempatan Kerja pada saat Proses Wawancara berlangsung.  Proses Wawancara adalah bagian terpenting dalam serangkaian proses seleksi maupun asessment bagi Anda. Wawancara melibatkan interaksi langsung dengan pewawancara, untuk itu, Anda juga perlu memperhatikan komunikasi non-verbal.  Apakah yang perlu dipersiapkan dalam Rangkaian Komunikasi Non Verbal ini, sehingga Rangkaian Wawancara menjadi sebuah Keyakinan Kuat dalam Proses Mencari Kerja atau Pengembangan Karir Profesional Anda.

Penampilan
Anda perlu berpenamilan Rapid an Tampak Profesional.  Tidak harus mengenakan Blazer atau Jas, namun cukup dengan Kemeja dan Celana yang Pas dan Nyaman di Badan Anda.  Pakaian yang Bersih, Rapi dan Wangi akan membangkitkan Percaya Diri Anda dalam Interaksi nanti.

Jabat Tangan

Jabat Tangan dengan erat tanpa Tenaga Berlebih atau Cenderung Lemas, yang akan menunjukkan Semangat dan Gairah Anda bertemu Pewawancara dan Menghadapi Rangkaian Wawancara.  Pada saat inilah Anda mula membangun Kontak Mata yang Jujur dan Tulus.

Kontak Mata

Setelah bertemu dan berjabat tangan, maka Anda usahakan agar terjadi Kontak Mata yang wajar dan luwes.  Kontak Mata adalah Usaha Anda membangun Interaksi Sosial yang Hangat dan Profesional.

Gesture Badan

Ciptakan suasana Rileks dan Santai agar Anda tidak Tegang dan Stress dalam sesi Wawancara ini.  Kebiasaan Anda bukan berarti harus dihilangkan, namun Anda perlu melakukan Kontrol Diri karena momen Wawancara merupakan kondisi yang akan dinilai semua aspek terkait.

Sikap Sopan

Tetap jaga sikap Anda, walau harus melalui tahapan Test terlebih dahulu yang cukup menyita waktu dan tenaga, sebelum sesi wawancara berlangsung.  Kontrol Emosi dan Perasaan Anda pada saat bertemu Pewawancara

Senyum
Tidak mudah untuk Senyum dalam kondisi Lelah dan Letih setelah Test.  Namun Anda dapat dengan berlatih melenturkan Otot Pipi dan Rahang agar proses panjang berlangsung Nyaman dan Rileks bagi kedua pihak.  Senyuman member suasana tenang bagi Anda dan Pewawancara.

Jarak Tubuh

Jangan berhadapan terlalu condong atau terlalu jauh, atau Anda membentuk sudut dalam komunikasi dua arah ini.  Usahakan tetap memberikan Jarak dengan Pewawancara sehingga Suara dan Korelasi berlangsung intens.

Suara Jelas

Selain Bahasa Tubuh, Suara Anda perlu terdengar jelas dan tidak terkesan Berbisik atau Berteriak.  Anda perlu berlatih mengatur Intonasi , Nada dan Volume Suara, sehingga jika pewawancara merekamnya untuk dipelajari lebih lanjut, maka Anda telah memberikan yang terbaik dari potensi Anda.

Perbincangan
Tidak Sulit untuk melakukan Percakapan dengan Teman Kerja atau Rekan Bisnis.  Namun pada saat Wawancara dimana Anda merasa sebagai Pihak Yang Mencari, tentu sedikit banyak akan terasa Kikuk dan Kaku dalam menjalaninya.  Coba banyak berlatih Mengatur Intonasi Suara, Bahasa Tubuh, sehingga Anda tanpa sadar melakukan Wawancara Bak Percakapan sehari-hari dalam Pekerjaan.

Hindari Pertentangan

Wawancara adalah Usaha Anda menjual diri dengan Pengalaman dan Kompetensi yang dimiliki.  Pada saat ini Anda akan ditantang dengan sebuah Pertanyaan dan Kasus, namun jika Anda memaksakan diri dengan sebuah Performa yang dibuat-buat akan dapat timbul pertentangan.  Jujurlah dalam menjawab, dan jika memang Anda tidak Tahu maka ucapkan Tidak Tahu, tanpa mencari-cari cara untuk Tampak Tahu.

11.3 KOMUNIKASI LISAN DALAM BERNEGOSIASI

  1.  Proactive Comunication .Komunikasi yang diambil adalah komunikasi yang proaktif bukan yang reaktif.

Contoh kata-kata reaktif : tapi kan.. , hal itu buruk sekali.., kamu berpendapat salah, aku kan benar, hal itu tidak logis, ah itu hanya kata-kata klise, hal itu hal yang terpaksa, hal itu takkan pernah bisa.

Contoh kata-kata proaktif : sebaiknya bagaimana?, ada baiknya jikalau hal itu kita minimalisasikan, mudah-mudahan pendapatku ini lebih baik dari yang tadi, mari kita cari solusi yang terbaik, pasti kita akan menemukan jalan lain, aku memilihnya, aku meyakininya, yuk kita telaah lebih dalam.

  1.  Find the word. Berlatihlah untuk mendapatkan kata-kata tepat yang tidak membuat orang lain bingung dengan keambiguan , misalnya ada sebuah kalimat “kedudukan tinggi termostat berapa?” pertanyaan ini ada dua pengertian yang pertama suhu yang kedua tinggi termostatnya.
  2. Avoid debate, karena perdebatan timbul dikarenakan perkataan kita yang membingungkan, ataupun kata-kata kita yang tidak dipahami oleh lawan kita. Berhenti sejenak, persilahkan mereka berbicara, akui apabila kita berbicara yang salah, tanpa pembenaran, lalu kita klarifikasi ke arah kata-kata yang benar.
  3. Explain before bargain, penawaran dilakukan setelah orang tersebut paham. Orang paham tidak selalu setuju, minimal orang yang paham memiliki kata-kata kita, walaupun tidak setuju.   Sebaiknya setelah paham  tariklah menuju daerah persetujuan dengan proses penawaran keinginan kita.
  4. Creative learning:
  • Mendengarkan Dengan visible atau invisible comunication: Mendengarkan dengan mata, hati dan telingamu, mendengarkan dengan telinga saja tidak cukup karena hanya 7 % komunikasi yang terkandung dalam kata-kata yang diucapkan, yang selebihnya berasal dari bahasa tubuh (53 %) dan dengan nada/ perasaan adalah 40%.
  • Mendengarkan apa yang tidak diucapkan, biasanya seluruh perkataan yang disampaikan orang lain belum tentu apa yang tersembunyi dalam hatinya, maka dengarlah lebih jauh maksud hatinya (tidak dengan spekulasi, bisa dilihat dengan gerak-gerik ataupun cara bicara mereka). (simulasi konsentrasi “sama”)
  • Selami perasaan mereka, berusahalah memekai kacamata mereka, agar paham apa yang mereka lihat ataupun yang mereka rasakan. Misalnya, jikalau mereka memakai kacamata dengan kaca hijau , maka kita berusaha untuk merasakan bagaimana rasanya memakai kaca mata hijau. Kalau kita tetap bersikeras pada saat itu mempertahankan kacamata yang berbeda maka yang terjadi adalah konflik. Sewaktu kita menyampaikan sesuatu yang berat maka rasakanlah  jikalau kita menjadi mereka, dan mendapatkan informasi yang sama beratnya. Tetapi dalam hal ini bukan berarti kita tidak menyampaikannya . Maksimalkan seluruh potensi perasaan kita terhadap mereka itu yang lebih penting, dengan demikian kita memiliki waktu yang tepat untuk menyampaikan informasi yang berat tersebut. (simulasi ganda gambar)
  • Bersikaplah seperti cermin, cermin kan tidak menghakimi. Cermin tidak memberikan nasihat. Cermin hanya memantulkan. Bersikap seperti cermin maksudnya mengulangi kata-kata sendiri bukan mengulangi kata-kata yang sama, mengulangi maknanya, bukan mengulangi kata-perkata, disinilah akan terasakan keajaiban komunikasi  dari hasil creative learning (perlu dicoba).

Contoh meniru :

“Wah Ridwan sekarang aku benar-benar gak konsen di kampus”

“Kamu bener-bener  lagi gak konsen di kampus ya… “

“Nilaiku semua parah.”

“Kamu lagi dapetin nilai parah ya….”

“Kamu ini gimana sih wa selalu meniru apa yang gw katakan, kesal gw ama kamu ..”

Contoh Menjadi cermin:

“Wah Ridwan sekarang aku bener-bener gak konsen di sekolah “

“Kamu lagi banyak pikiran ya..”

“Iya nih aku lagi banyak pikiran di  sekolah, urusan ini itu wah pokoknya pusing, dosennya rese lagi “

“kamu lagi kesal ya..”

“Gimana gak kesal coba, udah tahu aku lagi banyak pikiran, orang tuaku ngomel melulu lagi karena nilaiku parah, ah gimana nih aku bingung???”

Setelah ada kata-kata pertanyaan solusi baru kita  boleh menasehatinya.

(boleh dicoba)

Ungkapan bahasa cermin :

  • “yang saya tangkap, kamu merasa bahwa …, betul tidak yaa?”
  • “Jadi yang saya lihat ini…”
  • “Saya mengerti bahwa kamu merasa …”

Ungkapan yang harus dihindari :

Ketika teman Ridwan berkata tentang kedaan nilai serta keadaan              dikampusnya :” “Wah Ridwan sekarang aku bener-bener gak konsen di sekolah “

“Tolong ambilkan Buku itu dong “ (mengawang-awang)

“Kedengarannya bagus : (pura-pura mendengarkan)

“Bicara masalah teman kita si Ujang..”(Mendengarkan secara selektif)

“Kamu kurang berusaha kali “ (menghakimi)

“Nilaimu ada masalah ?” (menggali)

  1. Power of sound, Memakai nada kuat maupun nada lemah. Kapan kita menggunakan nada kuat, kapan kita memakai nada lemah, biasanya nada kuat untuk menandakan kata-kata penting dalam sebuah kalimat, misalnya sebuah dalil quran, pepatah, dll. Usahakan untuk yang selain itu memakai nada lemah (halus). Untuk menandakan point yang dituju dalam sebuah nasihat , contoh

“Aku tidak bilang kamu punya masalah sikap”

Aku tidak bilang kamu punya masalah sikap”

“ Aku tidak bilang kamu punya masalah sikap”

  1. Use Sosiosentrik less egosentrik, Kadang kita memiliki ilmu dengan kata-kata yang tinggi, maka hal itu akan menyebabkan egosentrik kalau tidak sesuai dengan keadaan, tetapi pakailah kata-kata sosiosentrik yang memasyarakat, dengan kondisi lawan bicara, baik berupa dalil-dalil, maupun hal-hal yang lainnya.
  2. Equipt something good, dalam berbicara kita sodorkan apa yang dia senangi, misalnya makanan kecil, dll

Sumber :

  • Djoko Purwanto, 2003, Komunikasi Bisnis, Penerbit Erlangga, Jakarta.
  • Curtis, Dan B;Floyd, James J;Winsor, Jerry L, 1999, Komunikasi Bisnis dan Profesional, Penerbit Remaja Rosda Karya, Bandung.
  • Guffey,Mary Ellen; Rhodes, Kathleen; Rogin, Patricia,2006, Komunikasi Bisnis : Proses dan Produk Buku 1 dan 2, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

BAB IX PRESENTASI BISNIS

BAB X

PRESENTASI BISNIS

9.1 PERSIAPAN DASAR PRESENTASI BISNIS

Persiapan dasar menjelang presentasi :

  1. Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan.
  2. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik.
    3. Menganalisis siapa yang akan menjadi audiens/peserta presentasi.
    4. Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi.

9.2 PENGGUNAAN ALAT BANTU DALAM PRESENTASI

  • Papan tulis hitam dan putih (blacboard & whiteboard)

Merupakan salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup lama, dan kini alat  bantu tsb relatif jarang digunakan. Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat maupun diskusi

  • Flip Charts

adalah sebuah papan yg dilengkapi dgn lembaran-lembaran kertas berukuran  penuh. Apabila lembar kertas sudah penuh, maka dpt dimembuka lembar kosong selanjutnya atau menyobeknya.

  • Transparansi overhead project

nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para  pembicara. Diberbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia dan kanada. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, maka semakin banyak yg dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dsb.

  • Papan tulis elektronik

Papan tulis elekronik memiliki motor elektronik untuk menggulung layar sehingga muncul bagian bersih yang baru dan seterusnya

  • Video cassete recorder (vcr)

Video cassete recorder (perekam kaset video) dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan persentase bisnis . anda dapat merekam berbagai program  pelatihan atau kegiatan kegiatan tertentu sebagai bahan study kasus dalam format kaset video . kaset video memiliki tiga macam format yaitu : PAL, NTSC, SECAM

  • PANEL LCD

Panel liquid crystal display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer  jenis laptop yakni transparan , untuk dapat beroperasi layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian belakang komputer yang bertindak seperti layar komputer dan bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan data atau gambar.

  • Proyektor LCD

Proyektor LCD (liquid crystal display) merupakan salah satu alat bantu persentasi yang banyak di gunakan oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun non bisnis . dalam perkembangannya , proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami  perkembangan yang semakin baik . perkembangannya dapat dilihat dari produk atau tau tampilan produk yang semakin menarik dan ramping. Proyektor LCD ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan dengan Personal Computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portabel computer) maupun komputer meja (desktop komputer)

9.3 MENGANALISIS AUDIENS

Pembicara setidaknya mencari tahu tentang audiens seperti :

– Siapa audiensnya?
– Apa yang diinginkan audiens?
– Di mana pembicara akan melakukan presentasi?
– Kapan melakukan presentasi?
– Mengapa melakukan presentasi?
– Bagaimana melakukan presentasi?

9.4 MEMPERSIAPKAN DIRI DAN MENTAL

Demam panggung, gugup, gerogi, malu berbicara di hadapan publik adalah hal yang biasa terjadi. Namun bagi pemimpin, baik itu di organisasi besar maupun organisasi kecil, harus bisa membiasakan diri dengan tampil di depan umum atau setidaknya tahu apa saja yang harus dilakukan saat tiba-tiba gugup. Berikut ini adalah hal-hal yang biasa terjadi saat akan melakukan presentasi dan bagaimana caranya agar bisa dikendalikan:
– Gemetar: tangan dan mulut yang gemetaran bukanlah disebabkan oleh adanya rasa takut. Itu merupakan suatu proses homeostatic dari badan yang membuang kelebihan energi. Janganlah mencoba mengendalikan proses ini dengan mencengkeram mimbar atau memasukan tangan ke dalam saku. Apabila hal itu terjadi, sebenarnya akan semakin memperparah masalah. Gunakan kelebihan energi tersebut secara positif dengan melakukan gerakan tubuh yang termotivasi oleh apa yang sedang disampaikan kepada audiens. Biarkan gerakan-gerakan itu terjadi secara wjar.
– Bicara terpus-putus: jika saat presentasi bisnis seorang pembicara kehilangan urutan pemikiran atau terputus-putus, sebaiknya lepaskan kontak mata dengan audiens, ambil nafas dalam-dalam, hembuskan nafas secara perlahan-lahan, sambal melihat catatan-catatan kecil. Selanjutnya, fokuskan perhatian pada apa yang sedang disampaikan, dan bukannya apa yang terlupakan.
– Mulut kering: jika pada saat pembicara melakukan presentasi bisnis dan terasa mulut kering, sebaiknya segera minta disediakan segelas air minum dengan cara langsung atau tidak langsung. Hindari mengunyah permen atau sejenisnya karena dapat mengganggu artikulasi (pengucapan kata) dan dapat tertelan tanpa sengaja.
– Ternggorokan tersumbat: belajarlah menguap diam-diam sambil tundukan kepala, katupkan bibir, buka bagian belakang tenggorokan, dan Tarik udara masuk lewat hidung. Cara tersebut merupakan salah satu bentuk latihan untuk melepaskan ketegangan yang terbentuk dalam tenggorokan.
– Tersengal-sengal: tundukan kepala dan alihkan focus dari audiens. Lipatkan lengan kiri menyilang bagian bawah perut, kendurkan bahu, Tarik nafas dalam-dalam ke bagian bawah perut, dan hembuskan nafas perlahan-lahan lewat bibir.

Sumber :

  • Djoko Purwanto, 2003, Komunikasi Bisnis, Penerbit Erlangga, Jakarta.
  • Curtis, Dan B;Floyd, James J;Winsor, Jerry L, 1999, Komunikasi Bisnis dan Profesional, Penerbit Remaja Rosda Karya, Bandung.
  • Guffey,Mary Ellen; Rhodes, Kathleen; Rogin, Patricia,2006, Komunikasi Bisnis : Proses dan Produk Buku 1 dan 2, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

BAB VIII PERENCANAAN LAPORAN BISNIS

BAB VIII

PERENCANAAN LAPORAN  BISNIS

8.1 PENGERTIAN DAN JENIS LAPORAN BISNIS

Pengertian

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Menurut Herta A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.

Menurut Himstreet Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.

Jenis

  1. Laporan memorandum: laporan yang menggunakan format memo yaitu mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.
  2. Laporan surat: laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat, yang di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan referensi.
  3. Laporan dalam bentuk cetakan: mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, dan baris-baris kosong.
  4. Laporan formal: biasanya lebih panjang daripada laporan informal.

8.2 BAGIAN POKOK DALAM LAPORAN BISNIS

  1. Pendahuluan
  • Pemberi kuasa
  • Layout atau rencana presentasi
  • Masalah
  • Maksud penulisan laporan
  • Ruang Lingkup
  • Metodologi
  • Sumber-sumber primer atau sekunder
  • Latar belakang
  • Definisi istilah
  • Keterbatasan
  • Rekomendasi
  1. Isi teks (laporan)
  2. Penutup
  • Rangkuman
  • Kesimpulan
  • Rekomendasi
  • Rencana tindakan
  • Proposisi

8.3 PENGORGANISASIAN ISI DALAM LAPORAN BISNIS

Ada 2 cara yang dapat digunakan untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu cara deduksi (langsung) dan cara induksi (tak langsung).

  1. Cara Deduksi

Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci.Digunakan pada kriteria pembaca:

  1. Esekutif yang sibuk,ingin berita segera,
  2. Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral,
  3. Ingin menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal.
  4. Cara induksi

Menjelaskan fakta – fakta yang ada terlebih dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi.Digunakan pada kriteria pembaca:

  1. Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
  2. Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,
  3. Perlu membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.

8.4 PENULISAN LAPORAN SINGKAT

Dalam laporan singkat, hanya mengutamakan isi dari laporan tersebut. Laporan singkat biasanya berupa memo atau surat sepanjang dua halaman. Bentuk umum dari laporan singkat adalah pembuka, hasil temuan, bahasan, dan penutup.

8.5 MEMBUAT LAPORAN BISNIS YANG BAIK

Laporan bisnis yang baik mencakup tiga hal, yaitu:

  1. Informasi yang akurat
  2. Isi menunujukkan suatu pertimbangan yang baik dari penulis
  3. Format, style, dan organisasi sesuai dengan kebutuhan pembaca

 Sumber :

  • Djoko Purwanto, 2003, Komunikasi Bisnis, Penerbit Erlangga, Jakarta.
  • Curtis, Dan B;Floyd, James J;Winsor, Jerry L, 1999, Komunikasi Bisnis dan Profesional, Penerbit Remaja Rosda Karya, Bandung.
  • Guffey,Mary Ellen; Rhodes, Kathleen; Rogin, Patricia,2006, Komunikasi Bisnis : Proses dan Produk Buku 1 dan 2, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

BAB VII PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN PESAN BISNIS

BAB VII

PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN PESAN BISNIS

7.1 PENGORGANISASIAN MELALUI OUTLINE

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu pendefinisian dan penggolongan ide-ide; dan penetapan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional yang terpilih secara hati-hati.

  1. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Jika materi yang disajikan lemah, apalagi tidak memiliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau lambat, audience akan menyimpulkan bahwa yang disampaikan benar-benar tidak bernilai sedikitpun. Semua kegiatan komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, semakin penting tahap pertama ini.

Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga komunikator dapat menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu komunikator mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audience akan mengerti dan memehami pola piker komunikator. Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, yaitu :

  • Mulailah dengan ide pokok

Ide pokok (main idea) akan membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Idde pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal yaitu: (a) hal-hal apa yang diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience, (b) alasan yang mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.

  • Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua adalah menyusun poin-poin penting lainnya, sebagai pendukung ide pokok.

  • Ilustrasi dengan bukti-bukti

Tahapan ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, semakin baik outline yang dibuat.

  1. Menentukan urutan dengan rencana organisional

Setelah selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian materi, ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan, Yaitu:

  • Pendekatan langsung

Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif, di mana ide pokok muncul paling awal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.

  • Pendekatan tidak langsung

Sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk menentukan pendekatan yang akan digunakan, reaksi audience terhadap maksud/tujuan pesan dan tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus dianalisis terlebih dahulu.

Secara umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang akan disampaikan. Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih baik digunakan pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience positif, gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jika reaksi audience negatif, gunakanlah pendekatan tak langsung

Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional yang paling cocok diantara bebagai model berikut :

  1. Direct request: penyampaian yang langsung pada poin yang dituju (to the point), cocok menggunakan pendekatan pendekatan langsung.
  2. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill: cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.
  3. Pesan-pesan bad news: pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung.
  4. Pesan-pesan persuasive: pendekatannya adalah dengan cara tak langsung.

7.2 PEMILIHAN KATA

Pemilihan kata yang tepat adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti, maka harus menggunakan kata-kata dengan baik.

  • Pilihlah kata yang sudah familiar/dikenal

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal, umum dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audiens. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat audiens bingung.

  • Pilihlah kata-kata yang singkat

Anda perlu juga memilih kata-kata yang singkat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Kata-kata yang singkat, selain efisisen, juga mudah dipahami oleh audiens. Meskipun pemilihan kata yang disingkat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

  • Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Akibat selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya maksud penyampaian pesan-pesan bisnis.

7.3 MEMBUAT KALIMAT EFEKTIF

Penyusunan kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi pesan. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan.

Tiga Jenis Kalimat

  • Kalimat Sederhana: Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung
  • Kalimat Majemuk: Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan  klausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
  • Kalimat Kompleks: Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagian anak kalimat.

Sumber :

  • Djoko Purwanto, 2003, Komunikasi Bisnis, Penerbit Erlangga, Jakarta.
  • Curtis, Dan B;Floyd, James J;Winsor, Jerry L, 1999, Komunikasi Bisnis dan Profesional, Penerbit Remaja Rosda Karya, Bandung.
  • Guffey,Mary Ellen; Rhodes, Kathleen; Rogin, Patricia,2006, Komunikasi Bisnis : Proses dan Produk Buku 1 dan 2, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

BAB VI PERENCANAAN PESAN PESAN BISNIS

BAB VI

PERENCANAAN PESAN PESAN BISNIS

6.1 PENETUAN PROSES KOMPOSISI

Proses Komposisi adalah proses penyusunan pesan-pesan bisnis, yang meliputi tahapan-tahapan :

  1. Perencanaan

-Maksud/tujuan komunikasi

-Audiens yang akan menerima pesan

-Ide pokok pesan-pesan yang akan digunakan

-Saluran atau media yang akan digunakan

  1. Organisasi dan Komposisi

Mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen pemikiran yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima pesan serta memilih ilustrasu yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.

  1. Revisi

Proses perbaikan terhadap maksud dan isi pesan dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan, gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya serta memperhatikan penggunaan kata-kata, kalimat dan paragraf telah diekspresikan dengan baik.

6.2 PENENTUAN TUJUAN

Tujuan : harus jelas dan dapat diukur untuk pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan :

Keputusan untuk meneruskan pesan

Keputusan untuk menanggapi audiens

Keputusan untuk memusatkan isi pesan

Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

Tujuan Komunikasi Bisnis :

-Memberi informasi (informing)

-Memberi persuasi (persuading)

-Melakukan kolaborasi (collaboring) dengan audiens

6.3 ANALISIS AUDIENS

Pembicara seyogyanya mencari tahu berbagai macam hal yang bersangkutan dengan audiens antara lain :

– Berapa jumlah mereka

– Umur rata-rata mereka

– Apa profesi mayoritas audiens

– Latar belakang pendidikan mereka

– Seberapa jauh pengetahuan mereka tentang topik yang akan dipresentasikan

– Bagaimana sikap mereka terhadap topik yang akan dipresentasikan

– Apa yang diharapkan dari pertemuan, training, seminar atau lokakarya yang akan mereka hadiri.

6.4 PENENTUAN IDE POKOK

Isi dari pesan bisnis tersurat pada :

  • Topik pokok adalah subjek pesan yang lebih luas
  • Ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, menjelaskan tentang isi dan tujuan topik

Metode identifikasi terhadap ide pokok ada dua yaitu teknik brainstorming dan pembatasan cakupan.

6.5 SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

Seleksi saluran dan media

Ide pokok dari pesan – pesan bisnis dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan atau oral atau tertulis.

  1. Komunikasi lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan feedback dengan segera. Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Pendekatan lisan juga brmanfaat apabila yang disajikan adalah informasi kontroversial karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.

  1. Komunikasi tertulis

Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah peneulis mempunyai keempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan – pesan mereka. Suatu format tulisan diperlukan jika informasi disampaikan kompleks dan dibutuhkan catatan permanan untuk referensi.

Sumber :

  • Djoko Purwanto, 2003, Komunikasi Bisnis, Penerbit Erlangga, Jakarta.
  • Curtis, Dan B;Floyd, James J;Winsor, Jerry L, 1999, Komunikasi Bisnis dan Profesional, Penerbit Remaja Rosda Karya, Bandung.
  • Guffey,Mary Ellen; Rhodes, Kathleen; Rogin, Patricia,2006, Komunikasi Bisnis : Proses dan Produk Buku 1 dan 2, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

BAB V TEKNOLOGI INFORMASI DALAM KOMUNIKASI BISNIS

BAB V

TEKNOLOGI INFORMASI DALAM KOMUNIKASI BISNIS

5.1 KEUNTUNGAN MENGUASAI TEKNOLOGI INFORMASI

Kemajuan yang telah dicapai manusia dalam bidang Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) merupakan sesuatu yang patut kita syukuri karena dengan kemajuan tersebut akan memudahkan manusia dalam mengerjakan pekerjaan dan tugas yang harus dikerjakannya. Namun, tidak semua kemajuan yang telah dicapai tersebut membawa dampak positif. Diantara kemajuan yang telah dicapai tersebut ternyata dapat membawa dampak negatif bagi manusia. Dibawah ini akan dipaparkan dampak positif (keuntungan) dan negatif(kerugian) dari penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dalam bidang sosial, pendidikan, ekonomi, dan pemerintahan.

Keuntungan :

  • Dalam Bidang Sosial

Kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu tempat dan tempat yang lain.

  • Dalam Bidang Pendidikan

1.Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan.

2.Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang semakin memudahkan proses pendidikan.

3.Kemajuan TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasisteleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan.

4.Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena penerapan sistem TIK.

  • Dalam Bidang Ekonomi

1.Semakin maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan.

2.Bisnis yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-traansaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan

3.Dengan fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan mempermudah kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.

  • Dalam Bidang Pemerintahan

1.Tenologi Informasi dan Komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut e-government membuat masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah sehingga program yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar.

2.e-government juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri.

3.Masyarakat dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.

5.2 PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM KOMUNIKASI BISNIS

Dalam dunia bisnis Teknologi Informasi dan Komunikasi dimanfaatkan untuk perdagangan secara elektronik atau dikenal sebagai E-Commerce. E-Commerce adalah perdagangan menggunakan jaringan komunikasi internet.

Teknologi Informasi dan Komunikasi Bagi Dunia Bisnis 

  • Pemanfaatan TIK di Sektor Bisnis.

Bagi dunia bisnis, jejaring telekomunikasi awalnya digunakan seperti halnya jejaring listrik, distribusi air, dan jejaring utilitas lain. Ini merupakan sumber yang penting, tetapi dulu perusahaan memiliki pengaruh yang kecil. Perusahaan-perusahaan memiliki pilihan yang terbatas atas layanan yang diperoleh dari penyediaan layanan yang dikelola secara monopoli. Hari ini, para pengguna korporat meletakkan bersama keseluruhan jejaring di bawah kontrol mereka, memotong-pintas jejaring publik sebagian atau seenuhnya. Deregulation dan teknologi digital baru telah mengizinkan perusahaan untuk secara sadar merancang dan mengoperasikan jejaring telekomunikasi internal dan privat untuk meningkatkan posisi kompetitif mereka. Apa yang dulunya merupakan biaya untuk menjalankan bisnis, sekarang menjadi sumber keuntungan kompetitif.

Layanan TIK sekarang digunakan oleh semua sektor ekonomik, mulai dari pertambangan dan pertanian sampai layanan finansial, manufaktur dan kepariwisataan. Jejaring privat ini hadir di semua industri global, di mana perusahaan multinasional menjadi perusahaan jejaring. Para pengguna bisnis berskala besar memiliki kebutuhan akan sistem yang cost-effective, leluasa, aman, automated, terpadu dan terandalkan. Jika para penyedia layanan lokal tidak dapat memenuhi kebutuhan ini, dengan biaya yang masuk akal, perusahaan-perusahaan besar memiliki pilihan untuk mengembangkan sendiri jejaring privat.

Perusahaan multinasional telah dapat mengkoordinasikan produksi dan marketing dengan sistem komunikasi berbasis satelit dengan kapabilitas video-conferencing, untuk tujuan mengkoordinasikan pengembangan produk dan disain manufaktur.

Perusahaan-perusahaan kecil lebih terbatas kemampuannya untuk mengembangkan jejaring TIK sendiri ataupun untuk menyewa, karena besarnya biaya. Ini menjadi pilihan yang ekonomik hanya jika organisasi tersebut cukup besar untuk menimbulkan cukup trafik untuk menghasilkan penghematan. Oleh karena ini, perusahaan-perusahaan global merupakan pihak-pihak yang pertama yang mengadopsi TIK baru. Sektor-sektor yang sangat bergantung pada TIK mencakup, antara lain perusahaan-perusahaan layanan finansial.

Pada ruang lingkup yang lebih luas, sebagai contoh pada lingkungan bisnis, kehadiran teknologi informasi mulai disadari dapat menghadirkan berbagai solusi yang dapat membantu proses bisnis yang ada. Departemen TI pada sebuah perusahaan mulai dibangun dan secara konstan diminta untuk mengembangkan suatu layanan, mengembangkan suatu sistem, dan mengoptimalkan efesiensi bisnis berbasis teknologi informasi.

Peran Teknologi Informasi dalam meningkatkan keunggulan Kompetitif 

Perusahaan di masa era informasi adalah masa transformasi yang revolusioner, Kinerja perusahaan tidak hanya dinilai dari sisi financial dan aktiva tetapi membahas segala aspek yang harus menyediakan cost leadership, diffrention, dan focus. Era informasi perusahaan lebih responsif untuk menjawab tantangan pasar, persiapan untuk menghadapi tantangan perusahaan saat ini banyak mulai memutuskan untuk outsourcing untuk memperbaiki kinerja perusahaan terkait dengan proses bisnis yang bukan merupakan core competence atau core business-nya. Diharapkan dengan menyerahkan pengelolaan proses tersebut ke tangan perusahaan lain sebagai mitra bisnis yang memiliki core business di bidang tersebut, terciptalah sebuah proses dengan kinerja optimal

Komunikasi Bisnis dengan Peranan Teknologi Informasi dan Komunikasi 

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi.

Persaingan yang keras dalam dunia bisnis tentunya sangat membutuhkan suatu perusahaan yang dapat menangani akan hal itu diberbagai situasi yang menantang. Semua bisnis tentunya juga membutuhkan semua informasi yang sangat aktual, cepat dan dapat dipercaya, yang mana bisa semua permasalahan tersebut hanya bisa diselesaikan melalui Teknologi Informasi dan Komunikasi ( ICT ).

Pergerakan bisnis yang semakin cepat menuntut komunikasi (suara, data dan informasi) yang lebih lebih cepat guna mempertahankan pelanggan, pemasok, dan, bahkan, dalam menghadapi persaingan.

Telepon Sebagai media Komunikasi Bisnis. 

Pada awalnya, komunikasi dalam dunia bisnis dilakukan dengan menggunakan suatu perangkat komunikasi yang disebut telepon, dimana dengan alat ini para pelaku bisnis dapat menyampaikan informasi dan berkomunikasi dengan pihak lain dalam rangka menjalankan bisnisnya.

Internet sebagai salah satu media Komunikasi Bisnis 

  • Pengertian Internet

Internet dapat diartikan sebagai jaringan komputer luas dan besar yang mendunia, yaitu menghubungkan pemakai komputer dari suatu negara ke negara lain di seluruh dunia, dimana di dalamnya terdapat berbagai sumber daya informasi dari mulai yang statis hingga yang dinamis dan interaktif.

  • Manfaat internet

Secara umum ada banyak manfaat yang dapat diperoleh apabila seseorang mempunyai akses ke internet.

Berikut ini sebagian dari apa yang tersedia di internet:

  1. Informasi untuk kehidupan pribadi :kesehatan, rekreasi, hobby, pengembangan pribadi, rohani, sosial.
  2. Informasi untuk kehidupan profesional/pekerja :sains, teknologi, perdagangan, saham, komoditas, berita bisnis, asosiasi profesi, asosiasi bisnis, berbagai forum komunikasi.

Satu hal yang paling menarik ialah keanggotaan internet tidak mengenal batas negara, ras, kelas ekonomi, ideologi atau faktor faktor lain yang biasanya dapat menghambat pertukaran pikiran. Internet adalah suatu komunitas dunia yang sifatnya sangat demokratis serta memiliki kode etik yang dihormati segenap anggotanya. Manfaat internet terutama diperoleh melalui kerjasama antar pribadi atau kelompok tanpa mengenal batas jarak dan waktu.

Untuk lebih meningkatkan kualitas sumber daya manusia di Indonesia, sudah waktunya para profesional Indonesia memanfaatkan jaringan internet dan menjadi bagian dari masyarakat informasi dunia.

Situs web perusahaan misalnya, menyediakan berbagai informasi. Banyak perusahaan dewasa ini menggunakan situs web unutk mengiklankan produk, menerima pesanan produk, meminta umpan balik pelanggan dan menerima karyawan. Mereka juga menggunakan internet untUk berkomunikasi dengan kelompok terpilih (pilihan).Salah satu penggunaan internet sebagai media komunikasi bisnis adalah dengan penggunaan email, karena email adalah sarana internet yang bisa menyajikan tulisan.

E-Commerce/Pandangan dalam Komunikasi Bisnis 

Perdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal peradabannya. Sejalan dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang kian memudahkan penggunaannya kini adalah e-commerce. Secara umum, e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan barang dan jasa dengan menggunakan media elektronik.Di dalam e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan / perniagaan hanya berhubungan melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan media internet.

Bisnis dan Komunikasi 

Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan.

Dalam lingkup organisasi, tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat. Dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies antara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DALAM ORGANISASI BISNIS 

Komunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi bisnis dalam upaya mencapai tujuannya. Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh penguasaan komunikasi bisnis para anggota organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal (lisan dan tulisan),maupun komunikasi non-verbal. Fakta empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa sebagain besar anggota organisasi melakukan pekerjaannya dengan melakukan komunikasi.

Dalam kehidupan organisasi bisnis, keberadaan tim kerja semakin populer. Banyak perusahaan dari berbagai industri menerapkan konsep tim kerja dalam melakukan aktifitasnya. Pemakaian tim kerja diyakini banyak pimpinan perusahaan akan lebih efektif, dibandingkan penyelesaian aktifitas secara individual. Pemakaian tim kerja diharapkan dapat menciptakan sinergi yang positif. Penjumlahan aggota dalam tim akan memungkinkan menghasilkan output yang lebih besar dibandingkan output total yang dikerjakan oleh masing-masing individu. Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah tim atau seberapapun kuatnya kasus hukum, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif. Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas. Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian yang sangat penting.

5.3 PENGARUH PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN BISNIS

Membuat keputusan (decision making)

Membuat keputusan (decision making) adalah suatu proses memilih alternatif tertentu dari beberapa alternatif yang ada. Jadi, membuat keputusan adalah suatu proses memilih antara berbagai macam cara untuk melaksanakan pekerjaan. Semakin berpengalaman dalam pengambilan keputusan, semakin besar pula kepercayaan diri yang akan semakin berorientasi pula pada suatu tindakan. Jika seorang wirausaha mampu mengambil suatu keputusan dalam batas-batas waktu yang masuk akal, mungkin ia mampu mengambil suatu keputusan yang menguntungkan sehingga sewaktu-waktu muncul peluang-peluang bisnis.

Di sini seorang Wirausaha harus cepat mengambil suatu keputusan agar dapat menggunakan kesempatan sebaik-baiknya. Wirausaha yang ingin maju dalam bisnisnya, harus dapat memutar akal dengan mengandalkan intuisi, ide-ide yang penuh kreatif dan inovatif. Mereka juga harus memandang persoalan dalam konteks yang lebih luas, sambil mengingat bahwa keputusan-keputusan utama akan mempunyai akibat-akibat jangka panjang atas operasi bisnisnya. Seorang wirausaha diharapkan lebih aktif dalam dan lebih kreatif, karena ia harus membuat keputusan (decision making) tanpa bantuan data-data kuantitatif (data berbentuk angka-angka) atau dukungan staf yang berpengalaman.

Keberhasilan seorang Wirausaha di dalam bisnis, tergantung pada kemampuan membuat keputusan yang meningkatkan keuntungan bisnisnya pada masa yang akan datang. Kemampuan membuat keputusan dapat diperoleh dari pengalamannya selama bertahun-tahun. Akan tetapi, dalam prakteknya pasti ada saja kesalahan-kesalahan, yang harus cepat disadari dan diambil tindakan pembetulannya.

Dalam perusahaan besar, biasanya pembuatan dan pengambilan keputusan itu didasarkan atas dasar data-data dan dokumentasi perusahaan yang terdapat dalam survei, laporan usaha, dan sebagainya. Informasi ini biasanya telah dihimpun dengan cara yang sudah ditentukan, sesuai dengan teknik-teknik pemecahan masalah.

Adapun pedoman untuk membuat keputusan, kuncinya adalah sebagai berikut:

  1. Terlebih dahulu, tentukan fakta-fakta dari persoalan yang sudah dikenal.
  2. Identifikasi, bidang manakah dari persoalan-persoalan yang tidak berdasarkan fakta-fakta. Di bidang yang dikenal inilah, seorang Wirausaha harus menggunakan logika, penalaran, dan institusinya untuk membuat keputusan.
  3. Keberanian dan antusiasme sangat diperlukan dalam menerapkan sebuah keputusan
  4. Bersedia untuk mengambil tindakan agresif dalam menerapkan sebuah keputusan.
  5. Ambillah risiko yang sedang-sedang saja jika terdapat ketidakpastian yang besar
  6. Dalam keadaan tertentu, mungkin lebih baik untuk meneruskan sesuatu yang telah berhasil pada masa lampau.
  7. Jauhilah keputusan-keputusan yang akan mengubah secara drastis susunan organisasi yang sekarang.
  8. Keputusan perlu diuji cobakan dahulu.

Seorang Wirausaha harus memulai menerapkan keputusan, semua keragu-raguan dan ketidakpastian haruslah dibuang jauh-jauh. Jika anda dihadapkan pada alternatif harus memilih, maka buatlah pertimbangan-pertimbangan yang matang. Kumpulkan berbagai informasi dan boleh meminta pendapat orang lain. Setelah itu, ambil keputusan dan jangan ragu-ragu. Dengan berbagai alternatif yang ada dalam pikiran, para Wirausaha akan dapat mengambil keputusan yang terbaik. Banyak factor yang dapat mempengaruhi pembuatan keputusan (decision making), diantaranya motivasi, persepsi, dan proses belajar.

Dalam proses pembuatan keputusan, kenyatannya ada Wirausaha yang mampu mengambil keputusan berdasarkan pengalaman, dan ada pula Wirausaha yang berperilaku membuat keputusan secara otomatis. Jika keputusan diambil berdasarkan pada pengalaman masa lalu, hendaknnya tergantung juga pada tempat, waktu, pendidikan Wirausaha, dan sebagainya.

  • Seorang Wirausaha yang kreatif adalah yang pandai mengambil keputusan- keputusan yang tepat dalam bisnisnya.
  • Seorang Wirausaha suksesnya tergantung pada kemampuan mengambil keputusan yang meningkatkan kemampuan meningkatkan laba bisnis pada masa mendatang.
  • Seorang wirausaha yang ingin maju sangat tergantung pada ekspentasi masa depan dan keberlanjutan bisnisnya.

Faktor dan pertimbangan membuat keputusan

Dalam mengelola bisnisnya, para worausaha harus membuatkeputusan akhir dengan memperhatikan faktor-faktor dan pertimbangan berikut:

  • Ukuran dan kompleksitas bisnis.
  • Harapan mengenai pertumbuhan dan perkembangan bisnis.
  • Fasilitas jasa yang tersedia di daerah untuk berbagai instalasi sistem.
  • Kualitas dan kuantitas dari staf yang tersedia untuk pelbagai jenis system dan fasilitas latihan yang tersedia.
  • Jumlah transaksi yang harus diproses.
  • Faktor-faktor keuangan.

Sumber :